Com a finalidade de auxiliar nas formalidades voltadas às contratações de bens e serviços que atenderão as necessidades do IFMT Campus Rondonópolis, especialmente no que diz respeito ao atendimento às normativas em vigência, foi elaborado, neste espaço, o "Passo a Passo" de como iniciar o processo que poderá resultar na contratação pretendida. Desde já fica consignado, que as informações abaixo podem ser retificadas caso sobrevenha a necessidade de readequações em razão de eventuais normativas expedidas, a posteriori, relativas aos processos de contratações públicas.
COMO NASCE UMA DEMANDA?
Tem-se que o nascimento das demandas surgem à partir das necessidades vislumbradas pelos agentes envolvidos, no âmbito da instituição, relativos à aquisição de bens ou contratações de serviços, e que refletem direta ou indiretamente em suas atividades institucionais de rotina.
Na medida em que surge a necessidade de aquisição ou contratação, cabe ao Setor/Servidor formalizar essa demanda.
Em que pese a formalização da demanda não vincular a Administração quanto ao seu atendimento imediato, já que para tal, é levado em consideração aspectos de legalidade, conveniência, oportunidade e compatibilidade orçamentária, a inexistência de formalização de demanda implicará em seu automático não atendimento.
Pensando nisso, propõe-se auxiliar o Solicitante na instrução inicial do processo relativo à sua demanda, conforme instruções abaixo.
PRIMEIRO PASSO:
A demanda é formalizada por meio do instrumento denominado D.F.D (Documento de Formalização de Demanda), competindo ao setor/servidor requisitante da aquisição/contratação formalizá-lo. Esse instrumento é previsto expressamente no art. 21 da Instrução Normativa nº. 05 de 26 de maio de 2017.
O D.F.D deve conter minimamente as seguintes informações:
a) a justificativa da necessidade da contratação. Em se tratando de serviço, deverá ainda, explicitar a opção pela terceirização do serviço solicitado, e descriminar o Planejamento Estratégico, se for o caso;
b) a quantidade do bem/serviço a ser contratado;
c) a previsão de data em que deve ser entregue/iniciada a prestação dos serviços; e
d) a indicação do servidor ou servidores para compor a equipe que irá elaborar os Estudos Preliminares e o Gerenciamento de Risco e, se necessário, daquele a quem será confiada a fiscalização dos serviços, o qual poderá participar de todas as etapas do planejamento da contratação, observado o disposto no § 1º do art. 22, da IN 05/2017.
e) O D.F.D deverá ser ratificado pela chefia imediata do Requisitante.
Acesse o formulário do D.F.D >>>aqui <<<
SEGUNDO PASSO:
O D.F.D deverá ser encaminhado à Coordenação de Compras e Licitações, que tem a incumbência de avaliar a conformidade das informações necessárias ao processamento da demanda.
Em seguida, a Coordenação de Compras e Licitações encaminhará o D.F.D. à Direção Geral, que designará formalmente a equipe de Planejamento da Contratação, conforme indicação feita pelo(a) Responsável pela Formalização da Demanda.
a) qual função/cargo ocupará na Equipe de Planejamento (Ex: Integrante-presidente da Equipe de Planejamento, Integrante requisitante, ...);
b) nome completo do servidor;
c) matrícula SIAPE.
Observações Importantes:
É valiosa a participação, na Equipe de Planejamento, de integrante que detenha conhecimento sobre aspectos técnicos e de uso do objeto/execução do serviço;
Entendendo ser pertinente, a Coordenação de Compras e Licitações poderá, se necessário, indicar servidor ou servidores ligados a esta coordenação, para compor a equipe de Planejamento da Contratação;
Os integrantes da Equipe de Planejamento da Contratação devem ter ciência expressa da indicação das suas respectivas atribuições antes de serem formalmente designados.
Depois de cientificados, a Equipe de Planejamento da Contratação será formalmente designada.
TERCEIRO PASSO:
A Equipe de Planejamento da Contratação deverá elaborar os seguintes instrumentos: Estudos Preliminares e Gerenciamento de Risco.
1) Estudos Preliminares: possui previsão no art. 24 da IN 05/2017, e ao ser elaborado, deve contemplar:
I - necessidade da contratação;
II - referência a outros instrumentos de planejamento do órgão ou entidade, se houver;
III - requisitos da contratação;
IV - estimativa das quantidades, acompanhadas das memórias de cálculo e dos documentos que lhe dão suporte;
V - levantamento de mercado e justificativa da escolha do tipo de solução a contratar;
VI - estimativas de preços ou preços referenciais;
VII - descrição da solução como um todo;
VIII - justificativas para o parcelamento ou não da solução quando necessária para individualização do objeto;
IX - demonstrativo dos resultados pretendidos em termos de economicidade e de melhor aproveitamento dos recursos humanos, materiais ou financeiros disponíveis;
X - providências para adequação do ambiente do órgão;
XI - contratações correlatas e/ou interdependentes; e
XII - declaração da viabilidade ou não da contratação.
Os Estudos Preliminares devem obrigatoriamente conter o disposto nos itens I, IV, VI, VIII e XII.
Observações Importantes:
Quando a contratação proposta ensejar a execução de Licitação (Sistema de Registro de Preço – SRP), pelo IFMT Campus Rondonópolis, o Estudo Preliminar deverá ser produzido, considerando os itens I a XII para a Licitação, e um Estudo Preliminar para a formação da Ata contendo as informações dos itens III, IV, V, VI, VII e VIII.
Quando a contratação proposta for contemplada na participação em um Sistema de Registro de Preços (SRP) gerenciado por outra UG, a equipe de Planejamento da Contratação do IFMT Campus Rondonópolis produzirá o Estudo Preliminar contemplando os seguintes itens: I, II, IV, IX, X, XI e XII, devendo os demais itens serem produzidos no Estudo Preliminar desenvolvido pela Equipe de Planejamento do Órgão Gerenciador.
2) Gerenciamento de Riscos. Se materializa no documento Mapa de Riscos, possui previsão nos arts. 25 e 26 da IN 05/2017, e ao ser elaborado, deve contemplar:
I - identificação dos principais riscos que possam comprometer a efetividade do Planejamento da Contratação, da Seleção do Fornecedor e da Gestão Contratual ou que impeçam o alcance dos resultados que atendam às necessidades da contratação;
II - avaliação dos riscos identificados, consistindo da mensuração da probabilidade de ocorrência e do impacto de cada risco;
III - tratamento dos riscos considerados inaceitáveis por meio da definição das ações para reduzir a probabilidade de ocorrência dos eventos ou suas consequências;
IV - para os riscos que persistirem inaceitáveis após o tratamento, definição das ações de contingência para o caso de os eventos correspondentes aos riscos se concretizarem; e
V - definição dos responsáveis pelas ações de tratamento dos riscos e das ações de contingência.
Observações Importantes:
A responsabilidade pelo Gerenciamento de Riscos compete à Equipe de Planejamento da Contratação e deve abranger as fases do procedimento da contratação, quais sejam:
- Planejamento da Contratação;
- Seleção do Fornecedor; e
- Gestão do Contrato.
Acesse o formulário do Estudo Preliminar >>> aqui <<<
Acesse o formulário do Gerenciamento de Risco >>> aqui <<<
QUARTO PASSO:
Elaborados os instrumentos que instruem o processo de contratação, a Equipe de Planejamento deverá encaminhar o processo contendo D.F.D, Estudos Preliminares e Gestão de Riscos, à Coordenação de Compras e Licitação do IFMT Campus Rondonópolis, para que esta, em prazo não superior a 5 dias úteis, manifeste-se pela conformidade dos instrumentos, e encaminhe o processo ao setor/servidor Requisitante, fixando ao mesmo, prazo para a Elaboração de Projeto Básico ou Termo de Referência.
QUINTO PASSO:
O Requisitante da contratação, de posse do processo, deverá elaborar o Projeto Básico ou Termo de Referência, levando em consideração as informações obtidas por meio dos Estudos Preliminares e Gestão de Risco.
Cabe ao Requisitante avaliar a pertinência de modificar ou não os Estudos Preliminares e o Gerenciamento de Risco, a depender da temporalidade da contratação.
Conforme previsto no art. 29 da IN 05/2017, o Termo de Referência e Projeto Básico devem ser desenvolvidos à partir dos modelos dos referidos instrumentos padronizados pela Advocacia-Geral União, observadas as diretrizes dispostas no Anexo V, bem como os Cadernos de Logística expedidos pela Secretaria de Gestão do Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão, no que couber.
As referidas minutas podem ser acessadas por meio do link abaixo, a depender da natureza da contratação e modalidade da licitação:
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Pregão de Serviços Continuados Sem emprego de Mão de Obra Exclusiva
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Pregão de Serviços Continuados Com emprego de Mão de Obra Exclusiva
Serviços de Engenharia – Por Modalidades:
Serviços de T.I:
Eventuais dúvidas relativas à escolha do instrumento a ser utilizado podem ser dirimidas junto à Coordenação de Compras e Licitação, por meio do e-mail: cpl@roo.ifmt.edu.br